Datum im Arbeitszeugnis: Ausstellung, Austritt und Fehler

Welche Daten du kontrollierst

Notiere zunächst jede Datumsangabe mit ihrer Bedeutung und ihrer Fundstelle. Ein Datum in der Einleitung beschreibt etwas anderes als das Datum neben der Unterschrift. Auch der Empfang einer E-Mail oder das Speichern einer Datei ist kein Ersatz für diese Angaben. So vermeidest du, dass du einen richtigen Wert im falschen Feld beanstandest.

Nach § 109 GewO gehören Angaben zur Art und Dauer der Tätigkeit in das Zeugnis; es muss klar und verständlich sein. Der gesetzliche Wortlaut nennt aber kein einheitliches Ausstellungsdatum für jede Situation. Die Hinweise dieses Ratgebers beziehen sich auf Arbeitszeugnisse in Deutschland.

• Beschäftigungsbeginn und Beschäftigungsende: Welchen Zeitraum bestätigt der Zeugnistext?
• Letzter Anwesenheitstag: Wann hast du zuletzt tatsächlich im Betrieb gearbeitet, und warum kann dieser Tag vom Ende des Arbeitsverhältnisses abweichen?
• Ausstellungsdatum: Welches Datum trägt die erhaltene Ausfertigung am Abschluss?
• Erhaltstag: Wann ist diese Fassung bei dir eingegangen? Halte das in deinen Unterlagen fest.
• Frühere Fassung oder Vereinbarung: Gibt es ein älteres Zeugnis, einen schriftlich bestätigten Termin oder eine Regelung zur Datierung?

Späteres erstes Zeugnis: kein automatischer Rückdatierungsanspruch

Wurde das Zeugnis erstmals nach dem Ausscheiden erstellt, prüfe die konkrete Vorgeschichte. Wann hast du es verlangt, welche Art war vereinbart und gab es eine Abrede zum Datum? Die bloße Differenz zwischen zwei Kalendertagen beantwortet diese Fragen nicht.

Das LAG Köln entschied am 05.12.2024, 6 SLa 25/24 zugunsten des tatsächlichen Ausfertigungsdatums, wenn weder ein Berichtigungsfall noch eine abweichende Vereinbarung vorliegt. Den dortigen Abstand zum Beschäftigungsende wertete es nicht als zwingenden Hinweis auf einen Streit. Daraus folgt keine allgemeine Bearbeitungsfrist von acht Wochen und keine Aussage darüber, wie jede Personalabteilung ein späteres Datum liest.

Wenn du noch auf das Dokument wartest, geht es zusätzlich um die Frist nach einer Kündigung. Die Datierung eines bereits erhaltenen Zeugnisses ist von der Frage zu trennen, wann es hätte erteilt werden müssen.

• Anfrage sichern: Welche Bitte hast du wann gestellt, und gibt es eine Bestätigung?
• Ausfertigung zuordnen: Handelt es sich wirklich um das erste Zeugnis oder schon um eine geänderte Fassung?
• Vereinbarung prüfen: Wurde nur die Erteilung zugesagt oder auch ein bestimmtes Datum festgelegt?

Ein vereinbartes Datum kann die Beurteilung verändern

Eine konkrete Regelung kann für die Datierung maßgeblich sein. Lies deshalb nicht nur einen einzelnen Satz über das Ausscheiden, sondern auch die Zeugnisregelung in einem Vergleich oder einer anderen Vereinbarung. Ein Beschäftigungsende und eine zugesagte Zeugnisnote legen für sich noch nicht jede Einzelheit der Ausfertigung fest.

Im Beschluss des LAG Köln vom 27.03.2020, 7 Ta 200/19 war ein Zeugnisentwurf vereinbart, von dem der Arbeitgeber nur aus wichtigem Grund abweichen durfte. Das Gericht akzeptierte keinen solchen Grund, um das im Entwurf verwendete Beendigungsdatum als Zeugnisdatum zu ersetzen. Diese Konstellation erklärt, warum sich eine pauschale Antwort wie „immer der Ausstellungstag“ oder „immer der Austrittstag“ nicht auf jeden Fall übertragen lässt.

• Steht ausdrücklich ein Zeugnisdatum in der Vereinbarung?
• Gibt es einen verbindlichen Entwurf oder nur ein Recht, unverbindlich Vorschläge einzureichen?
• Welche Grenzen gelten für Änderungen am Entwurf?
• Lass unklare oder strittige Vereinbarungen fachlich prüfen. Ein selbst formulierter Datumswunsch ist noch keine beidseitige Abrede.

Elektronisches Zeugnis: Datierung und Signatur gemeinsam klären

Bei elektronischen Zeugnissen kann neben dem sichtbaren Datum eine technische Zeitangabe der Signatur eine Rolle spielen. Diese Angaben sind nicht einfach austauschbar. Eine nachträgliche Änderung des sichtbaren Datums durch dich schafft keine neue ordnungsgemäße Ausfertigung des Arbeitgebers.

Mit Einwilligung ist die elektronische Erteilung nach § 109 Absatz 3 GewO möglich. Die Anforderungen an Ausstellername und qualifizierte elektronische Signatur ergeben sich aus § 126a BGB.

Die Begründung zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, Seite 111 erläutert einen besonderen Fall: Ist eine Rückdatierung rechtlich erforderlich und würde die aus der Signatur ersichtliche Zeitangabe unzulässige nachteilige Rückschlüsse erlauben, muss auf die Schriftform zurückgegriffen werden. Das bedeutet nicht, dass jedes nach dem Ausscheiden signierte Zeugnis unwirksam ist.

Wie du Papieroriginal, Scan und elektronisches Original auseinanderhältst, erklärt der Ratgeber zur Unterschrift im Arbeitszeugnis. Dort findest du auch Hinweise zur Signaturprüfung.

• Die erhaltene signierte Originaldatei unverändert sichern.
• Eine erforderliche Datumsberichtigung mit dem Aussteller abstimmen, einschließlich der passenden Ausstellungsform.
• Bei unklarer Signatur oder Zeitangabe erst den technischen Status klären; aus einem Screenshot allein keine rechtliche Schlussfolgerung ziehen.

Datum ist nicht die ganze Zeugnisqualität

Ein richtiges Datum beantwortet keine Frage zur Vollständigkeit der Aufgaben oder zur Leistungsbeurteilung. Umgekehrt sollte eine gute Bewertung nicht davon ablenken, dass der Beschäftigungszeitraum falsch angegeben ist. Halte Faktenfehler, rechtlich offene Datierungsfragen und Bewertungen in deiner Prüfung auseinander.

• Faktenfehler: Stimmen Beginn und Ende mit den maßgeblichen Unterlagen überein?
• Datierungsfrage: Welche Fassung liegt vor, und welche Vereinbarungen oder früheren Ausfertigungen sind relevant?
• Inhalt: Werden Tätigkeit und die zur Zeugnisart gehörenden Aussagen nachvollziehbar dargestellt?
• Bewerbung: Nutze unveränderte Unterlagen und erläutere eine noch offene Korrektur nur soweit sie für die konkrete Bewerbung relevant ist.
• Nachverfolgung: Bewahre Anfrage, Antwort und Fassungen geordnet auf, damit du den Stand später nachvollziehen kannst.